24 de diciembre de 2015

El running i els arxius

El running és una paraula anglesa què es refereix a l’activitat de córrer, i es pot vincular a un nivell competitiu o a un nivell de pràctica amateur. D’ençà uns anys, aquesta activitat ha patit un canvi d’imatge publicitària i un èxit exponencial. Alguna de les causes d’aquest èxit ha sigut el recolzament de grans campanyes de màrqueting amb una base fonamentada en la dedicació al cos. Aquest fet ha provocat una difusió massiva d’aquesta activitat entre gran part de la població. Així doncs, actualment podem afirmar que el running es troba en el zenit de la seva popularitat. Ara bé, se’ns planteja una contradicció sobre el concepte actual referent al running específicament amateur.
D’una banda, tot i no estar en contra de la pràctica d’aquesta modalitat de running, des del nostre parer, l’increment de forma descontrolada d’aquesta activitat, ha suposat una diferenciació abismal d’aspectes qualitatius entre les pràctiques que fan els professionals de l’atletisme, i aquelles que realitzen alguns iniciats d’aquesta activitat. En aquest sentit, i en diverses ocasions, ens hem trobat amb exemples de gent no versada, la qual pràctica el running sense un mínim coneixement previ sobre la matèria. http://saludbarcelona.com/2014/09/26/consejos-para-incorporarse-al-running-amateur/. Al seu temps, aquesta gent iniciàtica es veu a si mateixa totalment preparada per a córrer grans distàncies tan sols per haver comprat o adquirit tots els complements que envolten a la pròpia activitat. Al respecte, podem dir que l’hàbit no fa al monge, i així mateix, cal tenir en compte altres aspectes de contingut que siguin més importants per a la salut, com per exemple iniciar i finalitzar el running amb estiraments adequats, saber si una persona excessivament grassa pot començar a exercitar-se en carrera o ho ha de fer caminant,  o talment, escollir un espai de pràctica en un entorn proper a la naturalesa i sense una excessiva contaminació urbana, entre d’altres. Hom sap que és bo i saludable realitzar esport, com per exemple el cas que exposem, però fins i tot a aquest nivell no professional, si no es desenvolupa de forma correcta i tècnica, es poden presentar problemes futurs de salut.

En un altre àmbit, i anteposant de forma accentuada que volem salvar les distàncies entre el running i el nostre sector, és a dir, l’arxivística i la gestió documental, podem afirmar que trobem paral·lelismes. D’una banda, estem totalment d’acord en donar a conèixer els arxius i la gestió documental a la ciutadania i als sectors no relacionats amb l’arxivística, és el concepte (open archives). Amb tot, hem de saber explicar de forma detallada i concreta que no s’ha de confondre l’accés obert als arxius, amb la voluntat de practicar arxivística sense coneixements previs. Al respecte, no volem que aquesta afirmació expressi una connotació marcadament elitista, però al igual que molta gent pràctica running sense haver fet mai esport, observem que usuaris i personal d’altres sectors no especialitzats en arxivística o en gestió documental, realitzen funcions pròpies del nostre sector sense consulta professional prèvia. 
En aquest sentit, amb una pressa de decisions sense la preparació adequada es poden produir futurs errors o marcades oscil·lacions envers la planificació estratègica sobre la gestió documental, així com greus deficiències en els passos a seguir durant l’acció dels diferents processos documentals que recorren els documents durant el cicle de vida dels mateixos. En diverses ocasions, aquest personal no especialitzat, d’una banda intenta realitzar massa funcions arxivístiques alhora (ja seguint ordres de caps i directius o de motu propio), i d’altra banda, intenta executar activitats no incloses dins l’àmbit de la seva preparació professional o acadèmica. Aquest fet té com a conseqüència directa la deixadesa de tasques no resoltes, o talment finalitzades però d’una forma completament errònia. Així doncs, denunciem l’intrusisme professional, la mala praxis, i la falta de rigor i tecnicisme d’agents no especialitzats.
Per aquells que puguin argumentar que els arxivers som massa puristes, els hi hem de dir que mai hem estat en contra de la col·laboració. Sense cap mena de dubte, ja que a diferència del que es pugui pensar, la nostra professió té una gran història de cooperació i col·laboracionisme. D’aquesta manera, els arxius es relacionen amb sectors tan diversos com el dret, les tecnologies de la informació, o inclús podríem dir que el periodisme, entre d’altres. Tan sols estem en contra del concepte de l’arxivística com a moda popularitzada que no segueixi unes línies d’actuació homologades i anteriorment analitzades, planificades i concretades per individus, institucions, organismes o col·lectius amb una àmplia preparació en arxius. Estem en contra d’una imatge distorsionada, o d’una popularitat caduca i efímera de l’arxivística i la gestió documental, tal i com es podria donar en un temps futur amb el running amateur si aquesta pràctica no té un recolzament i una mínima formació tècnica de l’atletisme professional, o de camps com la fisioteràpia o la dietètica, entre d’altres. L’arxivística no és una moda popular, per a molts professionals del sector és una ciència.

Per tant, reivindiquem la importància de que els arxivers i els gestors documentals fem arribar a la ciutadania i als diferents sectors professionals, què és allò que fem i quins són els nostres valors, és a dir, que ens coneguin i ens entenguin en profunditat amb un llenguatge senzill i entenedor. Una arxivística a peu de carrer perquè les organitzacions, però també els particulars, puguin saber quines són les diferències entre contractar serveis qualificats i serveis no qualificats.  En definitiva, difondre al conjunt de la societat una afirmació ben clara i nítida: no som pas running amateur mal executat, sinó un atletisme professional proper a la gent.



27 de julio de 2014

Evaluación documental en las empresas

En primer lugar, queremos indicar que en éste artículo, no entraremos a hablar específicamente de aspectos técnicos de la evaluación documental. Con todo, queremos destacar, que cuando hablamos de evaluación documental, hacemos referencia a un aspecto de la archivística y la gestión documental de especial importancia. La evaluación documental en si misma, como función, presenta diversas acciones de trabajo, como por ejemplo, la elaboración de una propuesta de evaluación documental, la aplicación de la misma, el propio procedimiento  de eliminación documental, o la aplicación de técnicas de muestreo, entre otras muchas. 
Sin embargo, aquí queremos exponer de forma muy generalizada algunas cuestiones y posibles planteamientos en relación a la evaluación documental de las empresas privadas y de la administración pública. En este sentido, y entrando en materia, podemos afirmar que todos y cada uno de los modelos de evaluación documental presentan una legislación bien definida en el ámbito público. Un ejemplo de ello en Cataluña, sería la labor que ejerce el órgano colegiado de la Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental  (CNAATD), la cual se encarga de diversas acciones de forma reglamentada y definida. Las acciones de la CNAATD se ejercen bajo la normativa del Decreto 13/2008, y en referencia a las órdenes, acuerdos y resoluciones del Departament de Cultura y su Conseller de Cultura de la Generalitat de Catalunya, y de la propia CNAATD. Asimismo, la aplicación de las TAD (Taules d’Avaluació Documental) resultan imprescindibles para poder llevar a cabo una conservación y eliminación documental de forma analítica, ordenada, y eficiente.
Ahora bien, ¿qué normativa y regulación estandarizada encontramos en la evaluación documental que aplican las empresas privadas? La respuesta es muy sencilla, una reglamentación propia. No existe una normativa y reglamentación estandarizada sobre evaluación documental en las empresas privadas. Por otro lado, sabemos que la legislación interna privada se plantea totalmente fuera del ámbito de la legislación pública. Asimismo, intuimos que existen motivos de cierta opacidad y de estrictas competencias profesionales, que hacen que las empresas privadas ejerzan dicha reglamentación interna y que les lleve a resguardar intereses económicos y competitivos respecto a otras empresas.
Sin embargo, desde nuestro ámbito, es decir, desde la archivística y la gestión documental, debemos ofrecer soluciones a las empresas privadas con el objetivo que entiendan, que en ciertos aspectos, la acogida a una normativa y una reglamentación  definida sobre evaluación documental no supone desventajas empresariales. Es más, sabemos que conservar demasiada documentación es inviable e insostenible. Sabemos que cuanta mayor cantidad de documentación disponemos, mayor es el ejercicio de acceso y búsqueda, tanto por la dificultad como por el tiempo. Igualmente, sabemos que en una empresa el tiempo es dinero. Por lo tanto, ¿por qué no aplicar en nuestra empresa métodos públicos de éxito?
En consecuencia, y desde nuestro punto de vista, el éxito para optimizar la evaluación documental de las empresas privadas, se encuentra en el equilibrio entre las competencias profesionales y organización de una empresa, y las acciones de estandarización que ofrece la reglamentación y la normativa pública. Hallar un término medio, seria a nuestro parecer, una fórmula de gestión exitosa de la evaluación documental.  Al mismo tiempo, tenemos claro que la tarea es arduo complicada debido a los múltiples conflictos de interés que se presentan en el camino, pero si los archivos de empresas privadas consiguen con ciertos mecanismos públicos, agilizar los procesos de transferencias, conservación y eliminación documental (total o parcial), significaría una importante reducción de costes y unos reportes gananciales a medio y largo plazo.
En definitiva, éste artículo tan solo pretende vislumbrar las posibilidades de beneficio que puede llegar a obtener una empresa privada acogiéndose al aprendizaje de la gestión documental pública. En concreto, en lo que se refiere a la evaluación documental y a sus acciones. Por norma general, y en ciertas ocasiones, la administración pública acoge prácticas que desempeña el ámbito privado para la mejora de la gestión pública. En éste caso, planteamos una práctica eficiente de la gestión documental pública que pueden ser de gran beneficio al ámbito privado.




16 de marzo de 2013

El gestor documental y las empresas

Dentro de la sociedad de la cual formamos parte, existen diversos poderes que conducen al individuo o al colectivo, a una posición de ventaja de un colectivo respecto a otro y de un individuo respecto a otro. Uno de esos poderes es la información en sí misma. Así pues, y utilizando el tópico, la información es poder, una adecuada gestión y organización de dicha información mediante herramientas eficaces, supone ir un paso por delante en la era global de la información.
Las empresas privadas suelen disponer de un conjunto tecnológico y humano capacitado para llevar a cabo sus misiones y objetivos. Ahora bien, dentro de los menores o mayores organigramas de cada empresa, y en función del tamaño o relevancia en su sector o sectores, solemos echar en falta un cargo de gran importancia para la adecuada organización de la documentación de dichas empresas, es decir, el gestor documental.
Desde nuestro punto de vista, nos encontramos ante un vacío de profesionalidad y especialización en cuanto a la gestión documental. Sobretodo en lo que respecta a las pequeñas y medianas empresas, todo hay que decirlo, en muchas ocasiones, por falta de recursos económicos. De este modo, y con el fin de ahorrar costes de personal, muchas empresas privadas, recurren a la contratación de auxiliares administrativos o administrativos de diversas categorías, que desempeñan diversas funciones muy diversas, pero que no están formados y especializados en un aspecto administrativo que cada día cobra más importancia por si sola, la documentación. Con ello no queremos maltratar ni menospreciar el maravilloso trabajo que realizan algunos profesionales administrativos, pese a la imposición de múltiples tareas, y sus reducidos salarios.






Por contra, lo que queremos resaltar es la eficacia y ventaja que puede suponer la contratación de una figura especializada en la organización, tratamiento, conservación y eliminación, u otros aspectos fundamentales de la gestión documental, como los llevaría a cabo el gestor documental. Así pues, la inclusión de un gestor documental en una empresa privada ayuda a resolver los problemas que puede llegar a tener dicha empresa si no se solucionan con inmediatez y resolución. La ingente producción de documentación que suele llegar a generar una empresa al cabo de poco años, puede gestionarse de forma adecuada con el fin de ganar tiempo y espacio, y por ende beneficios. Una empresa con una correcta gestión documental y un profesional del ámbito consigue beneficios, ya que la documentación es una parte sustancial y decisiva dentro del organigrama y el circuito administrativo de una empresa.
Aunque en un principio, pueda parecer arriesgado y contradictorio, la función del gestor documental en una empresa privada ayuda a gestionar la información y a acotar los canales y procesos de administración, y a reducir la burocracia. En un mundo donde gestionar la información y la documentación de manera adecuada, lleva a posicionar a una empresa a lugares de excelencia y beneficio. Pese a los momentos de recesión económica, cuesta pensar en la falta de inversión para la contratación de una figura profesional especializada que sepa de forma detallada cuestiones como: qué, cómo, cuándo, y dónde se debe gestionar la documentación.
En definitiva, un gestor documental puede crear un completo sistema de gestión documental, y de ese modo, describir, ordenar, clasificar, tratar, conservar, eliminar, y un sinfín más de funciones de la gestión documental, con el principal objetivo de que una empresa pueda obtener categorías de rigor, innovación, seguridad, organización, y ahorro de costes, reportando a su vez un notable incremento de los beneficios. Así pues, desde este humilde espacio, animamos a la contratación y a la difusión social por parte de las empresas privadas de la figura especializada y profesional del gestor documental.


20 de octubre de 2012

Los soportes documentales

Todos los profesionales del mundo de la archivística y la gestión documental saben de la transcendencia del soporte documental, y de su relación con la información que transmiten. Según la NODAC (Norma de Descripció Arxivística de Catalunya), un soporte es el medio físico utilizado para registrar la información, y los materiales más usados son el papel, el pergamino, y el plástico.Todos los profesionales del mundo de la archivística saben de la importancia del soporte documental, y de su relación con la información documental que transmiten.
Ahora bien, con la implantación de las nuevas TIC (Tecnologías de la Información y las Comunicaciones) y su vertiginoso desarrollo, podemos señalar que éstos ejemplos de soportes documentales que nos ofrece la NODAC, quedan totalmente desfasados en la actualidad. Ahora es el momento de las PDA, libros electrónicos, tablets, smartphones, etc, ... soportes los cuáles, reproducen información de un modo abismalmente más rápido y eficaz. Actualmente, la archivística se ve inmersa en una revolución digital de los documentos mediante soportes electrónicos avanzados, una constante transformación y renovación tecnológica de dichos soportes que nos lleva a reflexionar sobre algunas cuestiones, entre ellas:

¿Qué tipo de seguridad documental proporcionan algunos soportes documentales actuales en relación a los tradicionales?

¿Qué tipo de estandarización de soportes electrónicos se puede llevar a cabo dentro de una tecnología tan cambiante?

¿Cómo afecta toda ésta revolución tecnológica actual al registro documental de los archivos?

¿Qué nos depara el futuro en cuánto a soportes documentales de innovación tecnológica?

Una posible solución a dichos interrogantes, puede residir, y de hecho reside, en algunos modelos de requisitos que estandarizan los mecanismos de utilización de la documentación electrónica, como por ejemplo el MoReq2. Aunque éste último, no deja de ser puramente un modelo de gestión electrónico para los profesionales de la archivística y la gestión documental.
Así pues, llegamos a la conclusión de que no es posible la estandarización de los soportes documentales, debido a que los mismos están monopolizados por las grandes compañías comerciales del sector, y que el archivero o gestor documental debe convivir y colaborar con dichas compañías, las cuáles, en algunos casos, no se muestran especialmente sensibles a la importancia de conservar de forma duradera la documentación. Las empresas buscan beneficios constantes en la transformación de los soportes y los formatos documentales. Sin embargo, el profesional de los archivos, el gestor documental, afortunadamente, siempre velará por la importancia del contenido sobre el continente.


17 de octubre de 2012

WhatsApp

WhatsApp, otro medio de comunicación entre usuarios que está causando furor en los dispositivos móviles actuales pero, ¿qué conocemos de dicha aplicación?
La máxima difusión posible sin límites de comunicación, y el establecimiento de lazos de conexión múltiples entre las personas que pueden optar a dichos medios son, sin duda alguna, las mejores ventajas que se pueden obtener de estos canales de información.
Ahora bien, WhatsApp, al igual que Facebook, Twitter, Instagram  u otros canales de comunicación e información no deben alejarnos de una realidad absoluta y predominante entre los “códigos universales” de la difusión, la cual debería imponerse sobre el resto de características, el derecho de privacidad y el control de acceso y seguridad.
WhatsApp concretamente, es una aplicación para dispositivos móviles muy atractiva que actualmente registra una subida exponencial vertiginosa de usuarios debido a su gratuidad y a su manejo sencillo. Pese a todo, deberíamos preguntarnos qué tipo de contrato de privacidad firmamos u obtenemos en el momento de adquirir dicha aplicación.
¿No deberíamos reflexionar sobre el tipo de contenidos que exponemos en conversaciones de WhatsApp? Evidentemente, la información que exponemos mediante WhatsApp puede ser “hackeada” y utilizada en nuestra contra.
Nuestra recomendación es la siguiente:
-No debemos incluir información de contenido personal en ninguna conversación mediante este canal, tales como numeración de cuentas bancarias, datos personales de dirección, numeración del documento de identidad, …             
-En el caso extremo de haber realizado tales operaciones de intercambio de información de exclusividad, y haber adquirido problemas de robo y uso de dichos datos, ponerse en contacto con profesionales jurídicos y legales. 
Actualmente, la información es un poder al alcance de casi todos y se distribuye entre usuarios de un modo vertiginoso e instantáneo y ello conlleva aspectos positivos pero también negativos que debemos tener muy en cuenta. Aunque nos parezca que el receptor con el que nos comunicamos  sea una persona de máxima confianza, la información queda registrada mediante conductos telemáticos al alcance de de individuos o entes especializados que pueden hacer mal uso de nuestros datos.
Así pues, debemos tener en cuenta todos los condicionantes a la hora de exponernos a canales de información y comunicación compartidos y no reglados debidamente, o simplemente no reglados,  y queremos recomendar y aconsejar como gestores documentales y de la información, la cautela en el momento de incluir información específicamente exclusiva sin una adecuada seguridad y privacidad.