Los soportes documentales

Todos los profesionales del mundo de la archivística y la gestión documental saben de la transcendencia del soporte documental, y de su relación con la información que transmiten. Según la NODAC (Norma de Descripció Arxivística de Catalunya), un soporte es el medio físico utilizado para registrar la información, y los materiales más usados son el papel, el pergamino, y el plástico.Todos los profesionales del mundo de la archivística saben de la importancia del soporte documental, y de su relación con la información documental que transmiten.

Ahora bien, con la implantación de las nuevas TIC (Tecnologías de la Información y las Comunicaciones) y su vertiginoso desarrollo, podemos señalar que éstos ejemplos de soportes documentales que nos ofrece la NODAC, quedan totalmente desfasados en la actualidad. Ahora es el momento de las PDA, libros electrónicos, tablets, smartphones, etc, ... soportes los cuáles, reproducen información de un modo abismalmente más rápido y eficaz. Actualmente, la archivística se ve inmersa en una revolución digital de los documentos mediante soportes electrónicos avanzados, una constante transformación y renovación tecnológica de dichos soportes que nos lleva a reflexionar sobre algunas cuestiones, entre ellas:

¿Qué tipo de seguridad documental proporcionan algunos soportes documentales actuales en relación a los tradicionales?

¿Qué tipo de estandarización de soportes electrónicos se puede llevar a cabo dentro de una tecnología tan cambiante?

¿Cómo afecta toda ésta revolución tecnológica actual al registro documental de los archivos?

¿Qué nos depara el futuro en cuánto a soportes documentales de innovación tecnológica?

Una posible solución a dichos interrogantes, puede residir, y de hecho reside, en algunos modelos de requisitos que estandarizan los mecanismos de utilización de la documentación electrónica, como por ejemplo el MoReq2. Aunque éste último, no deja de ser puramente un modelo de gestión electrónico para los profesionales de la archivística y la gestión documental.
Así pues, llegamos a la conclusión de que no es posible la estandarización de los soportes documentales, debido a que los mismos están monopolizados por las grandes compañías comerciales del sector, y que el archivero o gestor documental debe convivir y colaborar con dichas compañías, las cuáles, en algunos casos, no se muestran especialmente sensibles a la importancia de conservar de forma duradera la documentación. Las empresas buscan beneficios constantes en la transformación de los soportes y los formatos documentales. Sin embargo, el profesional de los archivos, el gestor documental, afortunadamente, siempre velará por la importancia del contenido sobre el continente.

WhatsApp

WhatsApp, otro medio de comunicación entre usuarios que está causando furor en los dispositivos móviles actuales pero, ¿qué conocemos de dicha aplicación?

La máxima difusión posible sin límites de comunicación, y el establecimiento de lazos de conexión múltiples entre las personas que pueden optar a dichos medios son, sin duda alguna, las mejores ventajas que se pueden obtener de estos canales de información.

Ahora bien, WhatsApp, al igual que Facebook, Twitter, Instagram  u otros canales de comunicación e información no deben alejarnos de una realidad absoluta y predominante entre los “códigos universales” de la difusión, la cual debería imponerse sobre el resto de características, el derecho de privacidad y el control de acceso y seguridad.

WhatsApp concretamente, es una aplicación para dispositivos móviles muy atractiva que actualmente registra una subida exponencial vertiginosa de usuarios debido a su gratuidad y a su manejo sencillo. Pese a todo, deberíamos preguntarnos qué tipo de contrato de privacidad firmamos u obtenemos en el momento de adquirir dicha aplicación.

¿No deberíamos reflexionar sobre el tipo de contenidos que exponemos en conversaciones de WhatsApp? Evidentemente, la información que exponemos mediante WhatsApp puede ser “hackeada” y utilizada en nuestra contra.

Nuestra recomendación es la siguiente:

-No debemos incluir información de contenido personal en ninguna conversación mediante este canal, tales como numeración de cuentas bancarias, datos personales de dirección, numeración del documento de identidad, …             

-En el caso extremo de haber realizado tales operaciones de intercambio de información de exclusividad, y haber adquirido problemas de robo y uso de dichos datos, ponerse en contacto con profesionales jurídicos y legales. 

Actualmente, la información es un poder al alcance de casi todos y se distribuye entre usuarios de un modo vertiginoso e instantáneo y ello conlleva aspectos positivos pero también negativos que debemos tener muy en cuenta. Aunque nos parezca que el receptor con el que nos comunicamos  sea una persona de máxima confianza, la información queda registrada mediante conductos telemáticos al alcance de de individuos o entes especializados que pueden hacer mal uso de nuestros datos.

Así pues, debemos tener en cuenta todos los condicionantes a la hora de exponernos a canales de información y comunicación compartidos y no reglados debidamente, o simplemente no reglados,  y queremos recomendar y aconsejar como gestores documentales y de la información, la cautela en el momento de incluir información específicamente exclusiva sin una adecuada seguridad y privacidad. 

Invertir en archivística

En estos días de recesión económica, todos podríamos estar de acuerdo en que resulta difícil rascar el bolsillo. Aunque parece del todo preocupante, que un sector tan importante para la cultura y la educación del conocimiento como lo son los archivos, se vean inmersos en una espiral de recortes presupuestarios escalofriantes.

Resulta la batalla de siempre. Resulta disminuir inversión y financiación en áreas de ámbito directamente estrecho a la ciudadanía, como lo son la cultura, la educación, o la sanidad. Los ciudadanos no necesitamos ser un Albert Einstein para percibir una falta de progreso en dichas áreas, con la consecuencia de una involución económica radical en el presente y en el futuro.

En la actualidad, y concretamente en nuestro sector, los archiveros, los responsables de gestionar un archivo para la preservación, conservación o la difusión documental, entre otras funciones de la archivística, pelean constantemente sobre la ínfima inversión al mundo de la archivística frente a la incomprensión de la mayoría de políticos e instituciones políticas, sobre la responsabilidad e importancia de los archivos en la sociedad. Me parece preocupante observar como archiveros y gestores documentales deben “mendigar” inversión de capital para poder ejercer mínimamente su trabajo.

El logro de poder conseguir una inversión adecuada se lleva a cabo actualmente con estrategias de “seducción “sobre aspectos recientes de innovación, como el desarrollo de las TIC, la digitalización documental, u  otras panaceas tecnológicas. Cabe decir que lo cortés no quita lo valiente, y que dichos aspectos de desarrollo tecnológico y  electrónico son necesarios. Sin embargo, quiero hacer una reflexión: ¿alguien se acuerda de invertir en la recuperación de documentos en soporte papel, fotografía,…? El trabajo oscuro de restauración documental, de funciones básicas pero imprescindibles  de muchos becarios (por cierto, cada vez menos por los dichosos recortes presupuestarios). 

Actualmente, podemos ver archiveros actualizando sus conocimientos para poder subirse al carro de las nuevas TIC, y obtener inversión de las instituciones políticas con el objetivo de convencer al político de turno de la importancia de la archivística, por otra parte, cabe decir que totalmente loable, dada la situación. Pero, ¿y qué hay de la esencia de la archivística? Cada día, los archiveros deben batallar en ésta lucha, viendo como sus depósitos guardan fondos documentales en condiciones tanto ambientales como climáticas deplorables. Hongos, humedad, goteras, insectos,… no queridos lectores, no hablamos de un lugar tercermundista, sucede aquí.

Finalizo, sentenciando que en el mundo del facebook y el twitter, del 2.0, del www, o de google, es lógico que se utilicen TIC para la mejora y el desarrollo de los archivos, pero solo los archiveros y gestores de documentos son los que seguramente reconocen la importancia de dar prioridad a según qué mecanismos y actividades de la archivística. En definitiva, malos tiempos para acordarse o reclamar esencias y funciones básicas de los archivos a políticos o instituciones, empeñados en cerrar sus ojos al atractivo de fomentar la archivística no como una disciplina, sino como un ámbito decisivo en el futuro del conocimiento cultural de una sociedad avanzada, y no solo desde nuevas tecnologías, sino la importancia cultural de una adecuada conservación documental que en muchos archivos de ámbito sobretodo local, la inversión y la financiación brillan por su ausencia.

P.D: Artículo referido exclusivamente a los archivos de administración pública sin entrar a valorar archivos privados. Por otro lado, humilde pero sincero homenaje a las personas que luchan por nuestra cultura desde el maravilloso mundo de la archivística, nada que reprochar a su lucha incesante pese a las piedras en el camino.