16 de marzo de 2013

El gestor documental y las empresas

Dentro de la sociedad de la cual formamos parte, existen diversos poderes que conducen al individuo o al colectivo, a una posición de ventaja de un colectivo respecto a otro y de un individuo respecto a otro. Uno de esos poderes es la información en sí misma. Así pues, y utilizando el tópico, la información es poder, una adecuada gestión y organización de dicha información mediante herramientas eficaces, supone ir un paso por delante en la era global de la información.
Las empresas privadas suelen disponer de un conjunto tecnológico y humano capacitado para llevar a cabo sus misiones y objetivos. Ahora bien, dentro de los menores o mayores organigramas de cada empresa, y en función del tamaño o relevancia en su sector o sectores, solemos echar en falta un cargo de gran importancia para la adecuada organización de la documentación de dichas empresas, es decir, el gestor documental.
Desde nuestro punto de vista, nos encontramos ante un vacío de profesionalidad y especialización en cuanto a la gestión documental. Sobretodo en lo que respecta a las pequeñas y medianas empresas, todo hay que decirlo, en muchas ocasiones, por falta de recursos económicos. De este modo, y con el fin de ahorrar costes de personal, muchas empresas privadas, recurren a la contratación de auxiliares administrativos o administrativos de diversas categorías, que desempeñan diversas funciones muy diversas, pero que no están formados y especializados en un aspecto administrativo que cada día cobra más importancia por si sola, la documentación. Con ello no queremos maltratar ni menospreciar el maravilloso trabajo que realizan algunos profesionales administrativos, pese a la imposición de múltiples tareas, y sus reducidos salarios.






Por contra, lo que queremos resaltar es la eficacia y ventaja que puede suponer la contratación de una figura especializada en la organización, tratamiento, conservación y eliminación, u otros aspectos fundamentales de la gestión documental, como los llevaría a cabo el gestor documental. Así pues, la inclusión de un gestor documental en una empresa privada ayuda a resolver los problemas que puede llegar a tener dicha empresa si no se solucionan con inmediatez y resolución. La ingente producción de documentación que suele llegar a generar una empresa al cabo de poco años, puede gestionarse de forma adecuada con el fin de ganar tiempo y espacio, y por ende beneficios. Una empresa con una correcta gestión documental y un profesional del ámbito consigue beneficios, ya que la documentación es una parte sustancial y decisiva dentro del organigrama y el circuito administrativo de una empresa.
Aunque en un principio, pueda parecer arriesgado y contradictorio, la función del gestor documental en una empresa privada ayuda a gestionar la información y a acotar los canales y procesos de administración, y a reducir la burocracia. En un mundo donde gestionar la información y la documentación de manera adecuada, lleva a posicionar a una empresa a lugares de excelencia y beneficio. Pese a los momentos de recesión económica, cuesta pensar en la falta de inversión para la contratación de una figura profesional especializada que sepa de forma detallada cuestiones como: qué, cómo, cuándo, y dónde se debe gestionar la documentación.
En definitiva, un gestor documental puede crear un completo sistema de gestión documental, y de ese modo, describir, ordenar, clasificar, tratar, conservar, eliminar, y un sinfín más de funciones de la gestión documental, con el principal objetivo de que una empresa pueda obtener categorías de rigor, innovación, seguridad, organización, y ahorro de costes, reportando a su vez un notable incremento de los beneficios. Así pues, desde este humilde espacio, animamos a la contratación y a la difusión social por parte de las empresas privadas de la figura especializada y profesional del gestor documental.